Foire aux Questions


Questions fréquentes

Pourquoi l’état des lieux sur tablette ? plus

Les supports papiers encore utilisés pour réaliser les états des lieux sont particulièrement contraignants et nécessitent un espace de stockage important. Avec l’essor des nouvelles technologies, des supports tels que les feuillets autocopiants sont amenés à disparaître rapidement tant les possibilités et les avantages du passage au numérique sont nombreux :

  • Gain de temps et de productivité considérable, solution de mobilité idéale
  • Inventaire précis et exhaustif des états des lieux d’entrée et de sortie afin d’éviter les litiges (bibliothèque fonctionnelle fournie et personnalisable)
  • Signature sécurisée sur tablette : Le locataire paraphe chaque page, et signe l’EDL directement à l’écran
  • Saisie assistée par des étapes simples, intuitives : Toutes les manipulations se font sans clavier ni souris, utilisez le clavier à l’écran ou la reconnaissance d’écriture manuelle
  • Photos au cœur du document grâce à la webcam intégrée (Baisse des risques de contestation)
  • Duplication d’un état des lieux entrant en sortant (et inversement)
  • Synthèse comparative (Comparatif EDL Entrant – EDL Sortant)
  • Module chiffrage pour l’estimation de travaux / Devis (Ordre de mission)
  • Envoi des états des lieux par e‐mail au format PDF

Quels sont les tarifs ? Les états des lieux sont-ils facturés unitairement ?  plus

Nous proposons différentes offres d’abonnement mensuel, ces derniers s’adaptent à votre volume d’EDL.
Nous disposons également d’une offre avec acquisition des licences, les états des lieux deviennent illimités. Il n’est nullement question d’acheter des crédits, ou des unités etc…
Afin de choisir l’offre la plus adaptée, et cibler au plus près votre besoin, notre Service commercial vous accompagnera dans vos démarches.

Pour une saisie  » très détaillée  » de l’état des lieux, qu’est-il prévu ?  plus

EdlSoft permet d’apporter un niveau de précision important dans l’EDL. Les détails liés à la description d’un élément/équipement sont déjà pré-saisies dans la bibliothèque proposée.
Il est également possible d’apporter des compléments à partir de zones « notes » disponibles pour chaque élément / équipement (Ex : précisions de localisation) ou même d’indiquer des commentaires généraux sur la pièce. (De manière globale)
De plus, il est possible de saisir la quantité pour chacune des dégradations (Ex : 3 trous rebouchés, 2 fissures, etc.)

Peut-on créer un nouveau terme lorsque ce dernier n’existe pas dans la liste proposée ?  plus

Oui. Effectivement, EdlSoft offre la possibilité de créer un nouveau libellé à la volée pendant l’EDL. (Ce libellé reste enregistré, et disponible pour tous les autres EDL).

Lorsque les pièces d’un même logement sont identiques, doit-on tout ressaisir dans chacune des pièces ?  plus

Il existe-une fonction permettant à l’utilisateur de copier le détail d’une pièce vers autre pièce (éléments, équipements) ce qui permet de ne pas tout resaisir.
Par exemple, cette fonction est utilisée lorsqu’un logement a été refait à neuf et/ou est composé des mêmes matériaux dans plusieurs pièces.

Comment essayer EdlSoft ?  plus

Nous proposons de mettre à disposition de c=nos clients une Version d’évaluation pendant 30 jours, sans engagement. Cette version permet de prendre connaissance des différentes fonctionnalités de l’application, son ergonomie et surtout sa simplicité d’utilisation.

L’utilisation du logiciel sur la tablette nécessite-t-elle une connexion à Internet  plus

EdlSoft ne nécessite aucune connexion à Internet lors de la saisie de l’EDL.
Néanmoins, une connexion est nécessaire pour la Synchronisation, et l’envoi de l’EDL par e-mail.
Notez qu’une connexion internet disponible facilitera l’accès à notre service technique en cas de problème rencontré.

Qu’est-il prévu pour le chiffrage des Travaux à la charge du locataire ?  plus

EdlSoft dispose de 2 options :

  1. Estimation des travaux : État récapitulatif reprenant le chiffrage des travaux par prix, quantité et désignation à partir d’une bibliothèque de Tarifs fonctionnelle. (Personnalisable à souhait)
  2. Demande de devis : Synthèse des travaux par corps de métier concerné (Possibilité d’intégrer les photos pour illustrer les désordres)
    Ce document PDF est généralement envoyé aux différents prestataires afin que ces derniers puissent établir un chiffrage, et de ce fait permettre une plus grande transparence vis-à-vis du locataire.

Peut-on découvrir soit même les fonctionnalités nouvelles et/ou non utilisées du logiciel ?  plus

Oui. il existe effectivement plusieurs possibilités :

  • Accès à une base de connaissance E-LEARNING : cette interface permet de découvrir les nouvelles fonctionnalités, améliorer ses connaissances
  • Accès à un manuel d’utilisation. (ce dernier est mis à jour régulièrement)

Quelle crédibilité offrons-nous aux bailleurs et aux locataires ?  plus

  • Garantie d’une image très professionnelle auprès de votre clientèle
  • Certificat de verrouillage de l’EDL après signature locataire avec possibilité de remise immédiate de l’EDL
  • Envoi d’une copie de l’EDL par e-mail aux bailleurs (Modèles de courrier personnalisables, et adresses e-mails préenregistrés)

Comment est gérée la colocation ?  plus

Sur la fiche locataire(s), il est possible de saisir plusieurs personnes. Lors de l’état des lieux sortant, il sera nécessaire de renseigner la nouvelle adresse de chaque locataire.

Où les données sont-elles sauvegardées ?  plus

Les états des lieux réalisés sont sauvegardés automatiquement sur la tablette.
Lors de la sauvegarde, les données contenues sur le Pc fixe ou sur la tablette sont enregistrées. Il est également possible d’effectuer une sauvegarde manuelle (Ponctuelle), ou d’installer le logiciel sur un serveur de données afin que ces dernières soient réalisées automatiquement.

Quel est l’intérêt d’avoir une licence sur un PC à l’agence ?  plus

La licence EdlSoft installée sur un PC FIXE est appelée le Back-office, et permet de :

  1. Consulter / rechercher l’historique des états des lieux réalisés lorsque la tablette est indisponible
  2. Effectuer un avenant à l’EDL entrant dans les 10 jours (Notes après signatures)
  3. Préparer, et anticiper la saisie afin de faciliter le travail de l’utilisateur en charge de l’EDL.
  4. Saisir ses EDL dans un environnement de saisie plus confortable que sur une tablette. (écran, clavier et souris…)
  5. Point de sauvegarde supplémentaire (en cas de problème sur la tablette, par exemple

Que veut dire la synchronisation des données ? Et comment fonctionne-t-elle ?  plus

Le principe est de transférer les données entre la tablette et le PC fixe (Backoffice), et inversement.

  • Synchronisation de données (Version Windows) :
    Mise à jour de la base en local ou à distance (soit en Wifi, soit par réseau câblé)
  • Transfert de données (Version iOS/iPad et Android) :
    Transfert des EDL à distance (sous réserve d’être connecté à internet)

À quoi correspond le n° de PDL / PCE, où trouve-t-on ce numéro ?  plus

Lorsque vous contactez un fournisseur d’électricité ou de gaz, il est nécessaire de pouvoir identifier clairement votre point de livraison d’électricité et/ou votre point de comptage et d’estimation. Ces chiffres permettent d’identifier votre compteur. Pour cela, il vous sera demandé votre n° de PDL ou votre PCE qui sont un numéro à 14 chiffres que vous trouverez sur votre facture d’électricité ou de gaz. En cas d’emménagement dans un logement, le nom de l’ancien locataire sera nécessaire pour retrouver votre n° de PDL/PCE. Enfin dans le cas d’une habitation neuve, le n° de compteur suffit. Le fournisseur d’énergie fera la démarche auprès du Gestionnaire de réseau pour récupérer votre n° de PDL/PCE.

Encadrement juridique

Le locataire est en droit d’exiger l’EDL sur place. Comment règle-t-on le problème ?  plus

EdlSoft propose de nombreuses solutions ; celles les plus utilisées par nos clients sont les suivantes :

  • Envoi de l’EDL par e-mail (PDF) ou en Bluetooth ;
  • Transfert de l’EDL sur une Clé USB (Tablette Windows uniquement) ;
  • Impression de l’EDL au bureau ou depuis une Imprimante portable.

Comment sont apposées les signatures ?  plus

Une fois votre état des lieux contrôlé par le locataire, ce dernier le signe directement à l’écran à l’emplacement prévu à cet effet. Les signatures seront automatiquement intégrées à l’état des lieux généré au format PDF. Dans le cadre d’une colocation il est possible d’apposer la signature de plusieurs personnes. Néanmoins, il est possible d’apposer une mention type « Je me porte fort pour tous les autres titulaires du bail… »

Quelle est la sécurité de la signature sur tablette ?  plus

La combinaison de la signature du locataire ainsi que la clôture de l’état des lieux par l’utilisateur permettent de verrouiller définitivement l’EDL.
Un état des lieux clôturé devient sécurisé et ne peut donc plus être modifié. (Pour tout constat post-EDL, il existe la notion d’avenant pouvant être annexé à l’EDL).

La signature sur tablette est-elle reconnue juridiquement ?  plus

Oui. Pour plus d’informations, vous pouvez vous référer au texte suivant :

DISPOSITIONS RELATIVES À LA SIGNATURE ELECTRONIQUE : ARTICLE 1316-1 A 1316-4 DU CODE CIVIL
PARAGRAPHE I : DISPOSITIONS GENERALES
ARTICLE 1316 (LOI Nº 2000-230 DU 13 MARS 2000 ART. 1 JOURNAL OFFICIEL DU 14 MARS 2000)
La preuve littérale, ou preuve par écrit, résulte d’une suite de lettres, de caractères, de chiffres ou de tous autres signes ou symboles dotés d’une signification intelligible, quels que soient leur support et leurs modalités de transmission.

ARTICLE 1316-1 (INSERE PAR LOI Nº 2000-230 DU 13 MARS 2000 ART. 1 JOURNAL OFFICIEL DU 14 MARS 2000)
L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.

ARTICLE 1316-2 (INSERE PAR LOI Nº 2000-230 DU 13 MARS 2000 ART. 1 JOURNAL OFFICIEL DU 14 MARS 2000)
Lorsque la loi n’a pas fixé d’autres principes, et à défaut de convention valable entre les parties, le juge règle les conflits de preuve littérale en déterminant par tous moyens le titre le plus vraisemblable, quel qu’en soit le support.

ARTICLE 1316-3 (INSERE PAR LOI Nº 2000-230 DU 13 MARS 2000 ART. 3 JOURNAL OFFICIEL DU 14 MARS 2000)
L’écrit sur support électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier.

ARTICLE 1316-4 (INSERE PAR LOI Nº 2000-230 DU 13 MARS 2000 ART. 4 JOURNAL OFFICIEL DU 14 MARS 2000)
La signature nécessaire à la perfection d’un acte juridique identifie celui qui l’appose. Elle manifeste le consentement des parties aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l’authenticité à l’acte. Lorsqu’elle est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat.  »

Le locataire est dans l’obligation de parapher chacune des pages de l’EDL ?  plus

Ce n’est pas une obligation légale.
Juridiquement, la signature numérique fait foi sur l’ensemble des pages du document lorsque cette dernière respecte les conditions de validité de la signature numérique. Sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne qui signe, et que l’EDL ne soit pas modifiable une fois signé. (Certificat de verrouillage informatique)
EdlSoft permet néanmoins de parapher chacune des pages de l’EDL. (Version Windows)
La fiabilité du document peut être contestée par le locataire qui pourrait mettre en avant l’argument de ne pas avoir relu chaque page de l’EDL.
(Une mention légale peut être ajoutée, par exemple « Je reconnais avoir pris connaissance de l’ensemble des pages du document… ».

Quelle est la valeur juridique des photos ?  plus

Aucune. Sur un plan juridique, la photo n’a aucune valeur. Néanmoins elle constitue un « début de preuve » et appuie considérablement le contenu de l’EDL à condition que la photo soit horodatée, paraphée et signée par le locataire.
Aussi, la webcam intégrée dans EdlSoft permettant la prise de photos dans le corps de l’état des lieux est paramétrée avec un module d’horodatage.

Quel sont les paramètres de sécurité concernant la mise en place du RGPD ?

Comment EdlSoft se positionne vis-à-vis des obligations et nouvelles dispositions RGPD ? plus

Nous avons procédé aux différentes démarches relatives à l’analyse de nos outils et produits pour la mise en place de la RGPD. Aussi, nous ne traitons pas les données personnelles pour le compte de nos Clients.
Le stockage des informations se trouve directement en agence ou sur les tablettes. Aussi, l’utilisateur a la possibilité de rectifier ou d’effacer les données personnelles qu’elle a saisie à la demande de ces clients conformément à la nouvelle réglementation sur la protection des données.

Utilisateur plus

  • L’accès au logiciel est bloqué par un mot de passe ;
  • Des profils utilisateurs peuvent être mis en place pour restreindre l’accès aux informations et aux fonctionnalités.

Sécurité des données plus

  • Tous les renseignements sont stockés de manière sécurisé en base de données, aucune information n’est accessible directement ;
  • La base de données se trouve physiquement sur votre site et sur vos tablettes, nous ne stockons pas d’informations sur nos serveurs ;
  • Les sauvegardes sont protégées par un mot de passe.

Confidentialité / Droit à l’oubli plus

  • Vous pouvez à tout moment supprimer les locataires et propriétaires, et informations complémentaires ;
  • Pour la réalisation d’états des lieux, un minimum de renseignements est demandé. (coordonnées et e-mail).

Transferts plus

  • Tous les échanges sont protégés par cryptage et/ou archive protégé par mot de passe

Questions supplémentaires

Quelles tablettes sont compatibles ? Quelles sont les plus adaptées ?  plus

Fonctionne sous iOS/iPad, Android, Windows 7 / 8 / 10

EdlSoft est-il utilisable depuis mon smartphone ?  plus

EdlSoft fonctionne sur tablette uniquement. En effet, la taille des écrans de smartphone ne permet pas une utilisation optimale.

Est-il possible de travailler à partir du dernier état des lieux du lot ?  plus

Oui. Le dernier état des lieux réalisé sur le lot devient votre base de travail. Indiquez uniquement les modifications, celles-ci seront automatiquement prises en compte.
Une prise de mandat, une visite de chantier a été réalisée entre temps ? Aucun problème, il vous suffit de sélectionner le document sur lequel vous souhaitez travailler.

Quel est le plus d’EdlSoft ?  plus

EdlSoft est un logiciel conçu par des experts, qui vous assure un service professionnel et adapté à vos besoins.
De plus, le logiciel fait preuve d’une facilité déconcertante au niveau de la manipulation ce qui va vous permettre d’être opérationnel dès la première utilisation. Notre équipe est disponible à tout moment de la journée afin de répondre à toute vos interrogations en y apportant une expertise pointue ce qui est une vraie force pour vous.

Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, contactez-nous par mail en cliquant ici.